Privacyverklaring

De Scoutsgroep en Koninklijke Scoutsgroep Sint-Leo hecht groot belang aan een goede en transparante relatie met leden, ouders, vrijwilligers, sympathisanten en klanten. Net daarom is jouw privacy erg belangrijk voor ons.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken, steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Over ons

De Scoutsgroep en Koninklijke Scoutsharmonie Sint-Leo vzw is een jeugdbeweging actief in het Brugse. Wij zijn aangesloten bij Scouts en Gidsen Vlaanderen onder het nummer van W1202G. Je kan ons vinden in de Jakobinessenstraat 45, 8000 Brugge.

Meer informatie over de activiteiten van onze Scoutsgroep en Koninklijke Scoutsharmonie kan je vinden op www.sintleo.be. Persoonsgegevens worden bij inschrijving verwerkt via de inschrijfmodule van Scouts en Gidsen Vlaanderen.

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment weer intrekken.

1.  Gegevens inkijken

Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen. Heb je een account op de Groepsadministratie van Scouts en Gidsen Vlaanderen, dan kan je daar verschillende persoonsgegevens bekijken en/of aanpassen. Je kan ook contact opnemen met de plaatselijke groep of het nationaal secretariaat.

2.  Gegevens verbeteren of aanvullen

Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.

3.  Gegevens verwijderen

Je kan vragen om jouw gegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
  • de verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

4. Gebruik van gegevens beperken

Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigde belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vragen kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

4.  Rechten uitoefenen

We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.

Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be of door een brief te sturen naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, TAV Functionaris voor Gegevensbescherming, Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen.

Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

Welke gegevens verzamelen we?

Hieronder kan je een overzicht vinden van alle gegevens die we verzamelen. Je kan hierbij in één of meerdere categorieën vallen.

Als lid of leiding in een plaatselijke groep of als structuurvrijwilliger:

  • identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer;
  • persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit;
  • medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij sociale omgang, bij sporten, bij hygiëne of bij beperkingen;
  • gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood;
  • lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in plaatselijke, regionale en nationale groepen;
  • filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen;
  • financiële gegevens zoals bankrekeningnummer en financiële tegemoetkomingen;
  • afbeeldingen zoals foto's gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

Als jin of leiding in een plaatselijke groep of als vrijwilliger:

  • opleiding en vormingsgegevens zoals je vormingshistoriek, behaalde attesten en KAVO-ID.

Als vrijwilliger:

  • leefgewoonten zoals afgelegde trajecten naar vergaderingen en evenementen;
  • financiële gegevens zoals terugbetaalde onkosten.

Als bezoeker van onze websites of gebruik van onze apps:

  • identificatiegegevens zoals gebruikersnaam, IP-adres, cookies en verbindingsgegevens.

Als bezoeker van onze gebouwen:

  • afbeeldingen zoals camerabeelden.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

De Scoutsgroep en Koninklijke Scoutsharmonie Sint-Leo verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor;

  • een vlotte werking van het nationaal secretariaat en de ledenadministratie
  • het verzekeren van elk aangesloten lid;
  • communicatie over de werking van de organisatie;
  • het versturen van communicatie aan leden en leiding;
  • het organiseren van evenementen en het aanbieden van vormingsactiviteiten.

Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij de VZW Scoutsgroep en Koninklijke Scoutsharmonie Sint-Leo. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

Verkrijgen van gegevens

Gegevens worden rechtstreeks verzameld van de betrokkene en/of zijn/haar ouder(s) of voogd. De verantwoordelijke Groepsadministratie bezorgt gegevens van leden en leiding via de Groepsadministratie aan het nationaal secretariaat.

Toegang tot en doorgeven van gegevens

Toegang tot de persoonsgegevens van leden en leiding verloopt getrapt. Zo heeft onze leiding toegang tot alle persoonsgegevens van leden en leiding van onze groep. Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden.

Versie privacyverklaring

De recentste versie van onze privacyverklaring is steeds te vinden via https://www.sintleo.be/nl/privacy-voorwaarden. Deze versie werd het laatst gewijzigd in september 2024.